Un employeur peut-il changer de mutuelle d'entreprise sans l'accord du personnel ?

Depuis le 1er janvier 2016, la loi ANI (accord national interprofessionnel) oblige toutes les entreprises du secteur privé à proposer une complémentaire santé collective à leurs salariés. Cette mutuelle obligatoire doit respecter un panier de soins minimum et être financée à au moins 50 % par l'employeur. Si l'employeur est libre de changer d'assureur, cette décision implique des obligations légales strictes vis-à-vis des salariés et de leurs représentants.

L'accord des salariés, et plus précisément des représentants du personnel, n'est pas toujours obligatoire pour que l'employeur puisse changer de mutuelle d'entreprise. Cela dépend de la procédure initiale de mise en place de la complémentaire santé collective au sein de l'entreprise.

Les employeurs ont le choix entre 4 modalités pour mettre en place un contrat de groupe :

• l’accord de branche ;
• l’accord d’entreprise ;
• le référendum d’entreprise ;
• la décision unilatérale de l’employeur ou DUE.

Il doit suivre la même procédure pour changer de mutuelle d’entreprise. Ainsi, s’il avait opté pour un référendum d’entreprise, la souscription d’un nouveau contrat collectif ne peut se faire qu’après un nouveau référendum et donc l’accord du personnel.

En cas d’accord d’entreprise, ce sont les représentants du personnel qui représentent les salariés durant les négociations et donnent donc leur feu vert (ou non) pour une nouvelle mutuelle d’entreprise.

Dans la majorité des cas, les employeurs ont eu recours à une DUE. Cette modalité de mise en place d’une mutuelle d’entreprise les affranchit de l’accord du personnel. Néanmoins, ils doivent respecter certaines obligations d’information. Ainsi, chaque employé doit être personnellement informé du changement de mutuelle.

Cette information personnalisée ne peut pas se faire par un affichage collectif. Elle doit être effectuée soit par courrier recommandé avec accusé de réception, soit par une information orale ou écrite suivie de la signature par le salarié d'une liste d'émargement ou d'une décharge.

Attention : une entreprise qui omet cette formalité s'expose à un redressement URSSAF pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers d'euros. La Cour de cassation a en effet confirmé qu'un employeur ayant informé ses salariés d'un changement de mutuelle uniquement par voie d'affichage collectif — sans écrit individuel — a subi un redressement de 45 000 €, correspondant aux exonérations de charges sociales indûment perçues sur la part patronale des cotisations.

Que doit contenir l'information remise à chaque salarié ?

Lorsque le changement de mutuelle est effectué par voie de DUE (décision unilatérale de l'employeur), le document remis à chaque salarié doit obligatoirement mentionner :

• les bénéficiaires des nouvelles garanties (ensemble ou catégorie de salariés) ;
• les cas de dispense d'adhésion (CDD de moins de 3 mois, temps partiels inférieurs à 15 heures par semaine, salariés déjà couverts par ailleurs, etc.) ;
• les niveaux de garanties et taux de remboursement de la nouvelle complémentaire santé (hospitalisation, dentaire, optique, médecine douce…) ;
• le montant des cotisations à la charge de l'employeur et du salarié (l'employeur doit prendre en charge au minimum 50 % de la cotisation) ;
• la date d'effet du nouveau contrat ;
• les conditions de portabilité pour les salariés quittant l'entreprise (licenciement, rupture conventionnelle, retraite).

À défaut d'un ou plusieurs de ces éléments, la DUE peut être contestée et l'entreprise s'expose à des sanctions de la part de l'URSSAF.

Quel délai de préavis pour informer les salariés ?

En cas de DUE, l'employeur doit dénoncer l'ancienne DUE avec un préavis de 3 mois avant de mettre en place le nouveau contrat. Ce délai s'explique notamment par les contraintes de résiliation vis-à-vis de l'assureur et de mise en place du nouveau régime.

La loi de résiliation infra-annuelle (en vigueur depuis le 1er décembre 2020) permet certes de résilier à tout moment après un an de souscription, avec un mois de préavis pour l'assureur, mais le délai de 3 mois reste généralement recommandé pour accomplir l'ensemble des formalités liées à la DUE.

Les autres conditions à respecter pour changer de mutuelle d'entreprise

Le respect de la procédure initiale et l'information des salariés ne sont pas les seules obligations que doit remplir un employeur qui souhaite changer de mutuelle d'entreprise. Il doit également veiller au respect :

• du panier minimal de soins par le nouveau contrat de groupe (intégralité du ticket modérateur, frais d'hospitalisation, frais optiques, frais dentaires) ;
• du délai de résiliation de l'ancienne mutuelle d'entreprise (préavis d'un mois minimum depuis la loi de résiliation infra-annuelle du 1er décembre 2020, après une première année de souscription) ;
• de la continuité de couverture santé : il ne doit y avoir aucun jour sans mutuelle pour les salariés, sous peine de redressement URSSAF ;
• des obligations vis-à-vis de l'organisme assureur actuel : la résiliation doit être notifiée par écrit (courrier recommandé ou email), et l'assureur doit confirmer la date de rupture du contrat.

Comment informer le CSE et les délégués du personnel ?

En cas de changement de mutuelle d'entreprise, l'employeur doit également informer les représentants du personnel — comité social et économique (CSE), délégués du personnel ou délégués syndicaux — s'ils existent dans l'entreprise. Cette information doit intervenir avant la mise en place du nouveau contrat. Le CSE dispose en effet d'un droit à la consultation sur toute modification du régime de complémentaire santé collective. La Cour de cassation a rappelé que le non-respect de cette consultation peut exposer l'employeur à un contentieux prud'homal.

Les cas de dispense d'adhésion à la mutuelle d'entreprise

Certains salariés peuvent, sous conditions, être dispensés d'adhésion à la mutuelle d'entreprise. Ces cas de dispense doivent impérativement figurer dans la DUE ou l'accord collectif. Il s'agit notamment :

• des CDD ou contrats de mission de moins de 3 mois ;
• des salariés à temps partiel dont la durée de travail est inférieure ou égale à 15 heures par semaine ;
• des salariés déjà couverts par une mutuelle obligatoire (en tant qu'ayant droit d'un conjoint, par exemple) ;
• des salariés déjà présents dans l'entreprise lors de la mise en place d'une mutuelle par DUE, si l'employeur ne prend pas en charge la totalité des cotisations.

La demande de dispense doit être formulée par écrit par le salarié, accompagnée des justificatifs nécessaires.