1ère étape : la définition des besoins
Avant de souscrire tel ou tel contrat, le chef d’entreprise doit avoir une vue d’ensemble des points auxquels la complémentaire de groupe doit répondre.
Pour cela, il doit avoir déterminer les besoins de ses salariés quant aux garanties, mais aussi au type de tarifs (unique, isolé/famille, cadre/non cadre), au montant des cotisations, à l’étendue de la couverture (affiliation facultative, obligatoire ou non prévue des ayants droit).
Ce sont tous ces points qu’il devra comparer avant de choisir son contrat.
2ème étape : la comparaison des différentes offres du marché
Une fois les besoins définis, l’employeur a tous les éléments en main pour procéder à une comparaison des offres que lui soumettent les organismes d’assurance.
Il peut s’aider d’un comparateur en ligne pour une vision plus claire des différentes formules.
Il ne doit pas oublier de s’assurer que les contrats qu’il compare respectent les exigences de la loi ANI, à savoir être un contrat responsable et proposer des garanties égales ou supérieures au panier de soin minimal.
Une fois le contrat choisi, il doit rédiger l’acte qui va instaurer la complémentaire de groupe au sein de l’entreprise et le rédiger s’il opte pour un accord référendaire ou une DUE. Il pourra ensuite procéder à l’adhésion à une mutuelle d’entreprise.
3ème étape : le remplissage du contrat d’affiliation
Cette étape comporte deux volets : l’employeur doit procéder à l’affiliation de l’entreprise et à l’affiliation individuelle des salariés.
1er volet : l’affiliation de l’entreprise
Il s’agit de remplir un formulaire d’adhésion sur lequel sont demandées les informations suivantes :
- le nom de l’entreprise ;
- sa forme juridique ;
- son adresse ;
- son numéro de siret ;
- le nom de son dirigeant ;
- l’identité de l’interlocuteur de l’assureur et ses coordonnées (téléphone et e-mail) ;
- les garanties souscrites ;
- le type de tarif choisi ;
- le taux de participation de l’employeur ;
- la catégorie du personnel concerné ;
- le nombre de salariés à la date de la demande d’adhésion : une liste des employés à assurer sera jointe au formulaire et devra contenir l’identité de l’ensemble du personnel concerné, y compris les salariés en arrêt de travail.
2ème volet : l’affiliation individuelle des salariés
L’employeur doit remettre à chaque salarié un bulletin d’adhésion individuelle qu’il devra remplir et signer. Le bulletin devra également être signé par l’entreprise.
L’employé devra joindre un RIB ainsi qu’une copie de son attestation d’Assurance Maladie et de celles des ayants droit qu’il a choisi d’affilier (si le contrat choisi par l’employeur le permet).
Des documents justifiant d’un PACS ou d’une vie maritale pourront être demandés par l’assureur en cas d’affiliation d’un concubin ou d’un partenaire uni par un PACS avec l’assuré.
Selon les organismes d’assurance, d’autres pièces justificatives pourront être demandées, notamment pour l’affiliation des enfants.
Une notice d’information doit être remise à chaque assuré.
Lors d’une nouvelle embauche, le chef d’entreprise devra remettre un bulletin d’adhésion individuelle au salarié lors de la signature de son contrat de travail.
Pour bénéficier d’une des dispenses d’affiliation prévues dans l’acte qui instaure la complémentaire de groupe dans l’entreprise, l’employé devra en faire la demande écrite.
